ATRAKCYJNA FORMA UDZIAŁU W KONFERENCJI ONLINE.

PANDEMIA COVID-19, A NOWE WYZWANIA DLA ORGANIZATORÓW KONFERENCJI.

W czasie pandemii, gdy większość konferencji odbywa się online organizatorzy spotkań stanęli przed nowymi wyzwaniami.

Co zrobić, aby wirtualne szkolenia były efektywne?

Jak budować zaangażowanie uczestników podczas sesji online?

Jak przyciągnąć uwagę uczestnika?

Wbrew pozorom udział w takiej sesji jest bardzo wymagający. Dobrze prowadzona sesja internetowa jest dla ludzkiego umysłu intensywną pracą, a wszelkie ryzyka związane z rozproszeniem uczestnika powinny być zminimalizowane. Skupienie uwagi uczestnika przez dłuższy czas na szkoleniu prowadzonym zdalnie jest trudne do osiągnięcia, dlatego też sesje online trwają zazwyczaj krócej niż tradycyjne, a dobry produkt szkoleniowy wymaga starannego przygotowania, nie tylko od strony merytorycznej, ale również technicznej.

OTOCZENIE SPRZYJAJĄCE POZYSKIWANIU WIEDZY.

Zaangażowanie uczestnika jest kluczowe dla efektywności szkolenia.

Obecnie przestrzeń w której funkcjonujemy bardzo się skurczyła. Często ogranicza się ona jedynie do miejsca zamieszkania, a w przypadku wybranych zawodów również do miejsca pracy.

Odbycie konferencji online w naszym codziennym otoczeniu może spotkać się z trudnością pogodzenia innych obowiązków służbowych ze szkoleniem lub też bywa zakłócone przez aktywność pozostałych domowników. Nie wszyscy mają możliwości wygospodarowania sobie spokojnego miejsca pracy.

Mając to na uwadze organizatorzy spotkań często oferują dostęp do wykładów i sesji również po zakończeniu konferencji, jednak nie zapominajmy, iż największą wartość ma uczestnictwo w konferencji „na żywo”. Organizatorzy prześcigają się w pomysłach w celu spotęgowania zaangażowania uczestników w spotkaniach organizowanych w czasie rzeczywistym. Udział w takim szkoleniu daje bowiem największe efekty szkoleniowe.

Odkładanie udziału w konferencji „na później” niesie za sobą duże ryzyko niewykorzystania potencjału konferencji i nie przekłada się na rozwój uczestnika.

WARTOŚĆ ODPOCZYNKU.

Aby w pełni wykorzystać potencjał danej osoby i poradzić sobie z dużą ilością nowych informacji mózg uczestnika potrzebuje przerwy. To warunek konieczny do pełnego uczestnictwa i zadowolenia osoby biorącej udział w spotkaniu. Podczas przerwy należy zadbać o uzupełnienie płynów i właściwe odżywianie. Można się przewietrzyć, a nawet wykonać drobne ćwiczenia rozciągające. Czas na odpoczynek i regenerację jest jednym z niezbędnych czynników do efektywnego udziału w konferencji również w formie online.

CO JESZCZE MOŻEMY ZROBIĆ ABY ZAPROSIĆ UCZESTNIKÓW DO WIĘKSZEJ AKTYWNOŚCI?

Zagwarantowanie odpowiedniego miejsce do odbycia szkolenia. Hotele dostosowane do pracy zdalnej.

Proponujemy noclegi w hotelach dostosowanych do pracy zdalnej. Hotele te oferują przestronne, ciche pokoje, z wydzieloną częścią do pracy biurowej, z szybkim i bezpiecznym, bezprzewodowym dostępem do WiFi. Wyposażenie pokoju pod względem technicznym (dodatkowy ekran, klawiatura, myszka, kabel HDMI, przenośny rozdzielacz USB, mikrofon, słuchawki, głośnik, drukarka itp.) dostosowane jest do indywidualnych potrzeb uczestnika konferencji. Podczas trwania konferencji dostępna jest również pomoc informatyka.

Z myślą o obowiązkach służbowych współpracujące z nami hotele oferują wczesne zameldowanie i późniejsze wymeldowanie oraz nieograniczony dostęp do zestawu do przygotowania kawy i herbaty. Po konferencji można pozwolić sobie na relaks w hotelowym SPA.

Dzięki naszej stałej współpracy z wieloma hotelami możemy zaproponować odpowiednie miejsce w dowolnej części kraju.

Możliwość podzielenia  się uwagami z innymi uczestnikami spotkania.

Jeśli w jednym spotkaniu uczestniczy większa liczba delegatów, oprócz odrębnego miejsca do pracy zdalnej, niezbędnego do pełnego udziału w konferencji, ofertujemy również wynajem sal konferencyjnych na wspólny udział w webinarach oraz wydzielenie odrębnej przestrzeni do kreatywnego współdziałania. Proponujemy również stały dostęp do napojów i przekąsek.

Większa ilość delegatów biorących udział w tej samej konferencji w jednym miejscu daje możliwość wymienienia się informacjami, spostrzeżeniami oraz doświadczeniem z innymi uczestnikami wydarzenia. Pozwala to budować dodatkową społeczność, wspierającą się we wzajemnym rozwoju.

Wszelkie spotkania w większym gronie zostaną oczywiście zorganizowane z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa, zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia Rady Ministrów, takich jak: stały dostęp do płynu dezynfekcyjnego, dbałość o higienę i dezynfekcję pomieszczeń oraz sprzętu jak również zapewnienie odpowiedniego dystansu społecznego.

KORZYŚCI DLA FIRMY

Budowanie więzi z uczestnikiem konferencji.

Do niedawna szkolenie stacjonarne było formą nagrody, czy też podziękowania za pracę. Niejednokrotnie wiązało się ono z wyjazdem w atrakcyjne miejsce. Po szkoleniu na uczestników czekała jakaś ciekawa atrakcja lub wypoczynek. Proponowana przez nas forma odbycia szkolenia w odrębnym od codzienności miejscu poniekąd pozwala utrzymać ten trend i buduje zupełnie inne więzi pomiędzy instytucją/firma, a uczestnikiem konferencji. Jest docenieniem uczestnika poprzez zaproponowanie mu odbycia szkolenia w komfortowych warunkach i znacznie podnosi efektywność uczestnictwa w konferencji.

Stworzenie przestrzeni reklamowej.

Wizerunek instytucji/firmy można utrwalić poprzez zaaranżowanie odpowiedniej przestrzeni reklamowej, czy też zaopatrzenie uczestników w drobne akcesoria biurowe z logiem firmy.

Możliwość wyboru miejsca dostoswanego do budżetu firmy/instytucji.

Oszczędności. Zaoferowane miejsce pracy nie musi wiązać się z wysokiemu kosztami. Już same szkolenie w wersji online jest znacznie tańsze od szkolenia stacjonarnego. W przeciwieństwie do szkoleń stacjonarnych nie jesteśmy też zobligowani do zaproponowania zakwaterowania w miejscu odbywania się konferencji, co zazwyczaj w okresie wzmożonego popytu na usługi hotelowe jest odpowiednio droższe. Nasze biuro podróży współpracuje zarówno z luksusowymi centrami hotelowo-konferencyjnymi jak i mniejszymi obiektami wypoczynkowi. Przy doborze oferty kierujemy się indywidualnymi zapotrzebowaniami uczestnika konferencji przy jednoczesnym zagwarantowaniu odpowiedniego komfortu do nauki. Zminimalizowane zostają również koszty podróży. Prócz połączeń krajowych, uczestnicy mają możliwość dojazdu własnymi środkami transportu.

CZY SZKOLENIA ONLINE ZOSTANĄ Z NAMI NA DŁUŻEJ?

Naszym zdaniem dobrze przygotowane szkolenia online są przynajmniej tak samo skuteczne jak szkolenia stacjonarne i przypuszczalnie zostaną z nami dłużej niż do końca pandemii. Stworzenie warunków do utrzymania odpowiedniego poziomu koncentracji z pewnością przełoży się na większe zaangażowanie uczestnika w dany projekt, a w efekcie na jego rozwój.

Zapraszamy do współpracy!
zespół BTZ Biuro Tursytyki Zagranicznej z siedzibą w Katowicach